InfoRadio: Bürokratie im Leistungstief?

Diskussionsrunde im InfoRadio mit dem Title Bürokratie im Leistungstief? zum Status quo der Verwaltung zwischen Andreas Statzkowski (Staatssekretär in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport, CDU), Melanie Bähr (Stellvertretende Hauptgeschäftsführerin der IHK Berlin), Prof. Dr. Gerhard Hammerschmid (Professor für Verwaltungsmanagement an der Hertie School of Governance), Lena-Sophie Müller  (Geschäftsführerin Initiative D21).

Stichpunkte aus der Diskussion:

  • eGovernment Monitor: Bekanntheit e-Government Dienste und nicht vorhanden Medienbruchfreiheit sind große Probleme (Lena-Sophie Müller)
  • 8. Mio Zugriffe pro Monat, d.h. 2,5 Mal pro Monat gehen Berliner Bürger auf die ServicePortal Seite – inkl. der Suche nach Terminen (Andreas Statzkowski)
  • Verzicht auf Unterschriften auf Anträgen, weil in der Masse gar nicht benötigt bzw. diese gar nicht geprüft werden (Andreas Statzkowski)
  • unterschiedliche IT-System die Probleme machen bei der Suche nach einheitlichen Lösung (Prof. Dr. Gerhard Hammerschmid)
  • interne Abläufe in der Verwaltung müssen digitalisiert werden (Lena-Sophie Müller)
  • Personalvorstand für die Berliner Verwaltung nötig, damit Vorschläge für die Verwaltung auch gegen Widerstände umgesetzt werden (Melanie Bähr)
    • Schutz vor Absurditäten durch Strukturen in der Verwaltung wichtig (Prof. Dr. Gerhard Hammerschmid)
  • Daniel Kirsch (Code for Germany) findet, dass die Verwaltung Projekte wie Code for Germany nicht immer ernst nimmt. Für die Zusammenarbeit mit der Verwaltung schlägt Herr Statzkowski die Erarbeitung von Lösungsansätzen halb in der Berliner Verwaltung vor. Beispielsweise beim ITDZ Berlin im Bereich Kunden und Lösungen, dieser soll sich laut Herrn Statzkowski dahin entwickeln Lösungen zu erarbeiten um Prozesse zu vereinfachen oder zu digitalisieren.

 

EFI Gutachten 2016: Viel Luft nach oben für E-Government in Deutschland

Die Expertenkommission Forschung und Innovation (EFI) sieht viel potential in der konsequenten Umsetzung von E-Government. Gleichzeitig zeigen (laut EFI) verschiedene Studien, dass Deutschland im Internationalen Vergleich in Sachen E-Government einen Rückstand aufholen muss. Die Expertenkommission empfiehlt:

  • Auf- und Ausbau eines zentralen E-Government-Portals (und Open-Data Portals)
  • One-Stop Shop für Bürger und Unternehmen
  • Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit beim Ausbau des E-Government-Angebots
  • verpflichtende Meilensteine für Bund, Länder und Kommunen

Das vollständige Gutachten zum Download (E-Government ab Seite 80): http://www.e-fi.de/fileadmin/Gutachten_2016/EFI_Gutachten_2016.pdf

In der Presse: Aus der Wissenschaft in die Verwaltung: Intelligente Dienste für Bürger und Behörden

Das IDBB Team des DAI-Labors ist auch in der aktuellen Splitter-Ausgabe des ITDZ mit einem Beitrag vertreten (die Splitter-Ausgabe findet man hier). Zum 10-Jährigen Jubiläum des ITDZ haben wir einen Artikel zu dem Thema des Beitrages der Wissenschaft für zukünftige Aufgaben der Verwaltung und die Kooperation mit dem ITDZ verfasst.

Ein paar der entwickelten Ideen kann man auch in unserer “Showcase” Section sehen.

In der Presse: Wissensmanagement mit PIA

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Im aktuellen Splitter des ITDZ Berlin, mit dem Schwerpunkt Wissensmanagement, wird PIA Enterprise besprochen. Die Ausgabe ist hier zu finden: Splitter 02/2015.

In der Presse: SmartSchool Prototype

Auf dem österreichischem Blog Futurezone.at wird über unseren SmartSchool Prototype berichtet. Als Zusatz zu dem Bericht ist noch zu erwähnen, das SmartSchool, ebenso wie PIA Enterprise, durch IRML Services ermöglicht wird. IRML Services sind Dienste, die von Mitgliedern des Kompetenzzentrum Information Retrieval & Machine Learning gebaut werden und auf JIAC, einem Agenten-Framework, basieren.

IRML Services, die im Rahmen von SmartSchool zum Einsatz kommen sind unter anderem ein Dienst für die Indexierung und verteilte Suche von Informationen und ein Dienst für die Einordnung einer natürlich-sprachlichen Frage in ein Themengebiet.

Den Blog-Eintrag von Futurezone.at findet man hier.

Wissensmanagement in Berlin

In Berlin fand am 20.11.2014 ein Wissenskongress statt, der den Fokus auf Wissenstransfers von einem Mitarbeiter zum anderen hatte. Dazu ist ein Video entstanden, dass die Strategie erklärt, wie sich zukünftig das Wissen von ausscheidenden Mitarbeitern weitergeben lässt. Mehr Infos gibt es hier.

Der Film “Wissensmanagement in der Berliner Verwaltung” erklärt die Idee in aller Kürze.

Das ganz in textueller Form findet man hier.

PIA Enterprise – Wissensmanagement und Suche in der Berliner Verwaltung

PIA Enterprise ist eine Suchmaschine und ein Wissensmanagement-System mit dem Ziel die täglichen Arbeiten in Behörden und Unternehmen zu unterstützen. Das System ermöglicht einen einheitlichen und schnellen Zugang zu Information aus verschiedenen Quellen, wie z.B. dem Intranet, Webseiten, Datenbanken, E-Mails und lokalen Dateien, unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten und dem Schutz der Privatsphäre.

PIA Enterprise ist ein verteiltes System deren Komponenten unterschiedliche Fähigkeiten besitzen. Für die Berliner Verwaltung wurden diese Komponenten verwendet um unter anderem eine Suchmaschine zu realisieren bei der mit nur einer Suchanfrage alle verfügbaren Quellen gleichzeitig durchsucht werden und dem Nutzer ein intelligent aggregiertes Ergebnis angezeigt wird. Die mehrfache Eingabe der Suchanfrage in den jeweiligen Applikation entfällt dadurch. Dies vereinfacht und beschleunigt die Suche erheblich. Beispielsweise muss man sich als Nutzer keine Gedanken darüber machen ob die Information eventuell auf dem eigenen PC, auf einer Webseite oder auf dem Fileserver im Intranet liegt. Es entfällt also die Entscheidung wo (Desktop-Suche, Outlook-Suche, Wiki-Suche) man als Nutzer die Suchanfrage stellen muss, sprich wo die Information verortet sein könnte. Durch PIA Enterprise können mit nur einer Anfrage alle Quellen gleichzeitig durchsucht werden.

Seit Anfang 2014 wird PIA Enterprise als Landesweite Suchmaschine in der Berliner Verwaltung eingesetzt. Eine vorher eingesetzte Google Search Appliance wurde durch PIA Enterprise ersetzt. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kleinen Einblick bzw. Überblick über die Notwendigkeit und die Vorteile für den Einsatz des Systems in der Berliner Verwaltung.

Infrastruktur der Berliner Verwaltung

Die Verteilung der Daten im Rechnernetz der Berlin Veraltung muss man sich als ein großes zentrales Intranet (nicht öffentliches Rechnernetz) und vielen weiteren hausinternen Intranets vorstellen. Auf das zentrale Intranet (Zentralnetz) kann von allen Beschäftigten der Berliner Verwaltung zugegriffen werden. Auf die hausinternen Intranets (Hausnetz) hingegen kann man nur als Beschäftigter des jeweiligen Hauses zugreifen. Ein Hausnetz kann z.B. das Netz eines Bezirks, einer Senatsverwaltung oder auch einer einzelnen Abteilung sein. Darüber hinaus gibt es dann noch sehr viele Arbeitsplatzrechner, welche wir in dieser Betrachtung auch als einzelne Netze betrachten.

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Rechnernetze der Berliner Verwaltung

 

Datenhoheit im eigenen Netz

Alle oben beschriebenen Netze enthalten Informationen – sehr viele Informationen. Wichtig ist, dass die jeweiligen Besitzer der Netze die volle Datenhoheit behalten, d.h. Herr ihrer eigenen Daten bleiben. Dazu gehört auch die Anforderung, das Informationen aus unterschiedlichen Netze nicht miteinander gespeichert oder verknüpft werden sollen.

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Daten in den Rechnernetzen der Berliner Verwaltung

 

Verteiltes Wissensmanagement und Suche

VermittlerIn dem Projekt PIA Enterprise – Persönlicher Informationsassistent für Behörden und Unternehmen – wurden Komponenten (IRML Services + JIAC) entwickelt die es ermöglichen unter Berücksichtung der Datenhoheit und bestehender Zugriffsrechte ein System zum Wissensmanagement und zur Suche in einer verteilten Infrastruktur zu ermöglichen. Dabei werden die Komponenten in den einzelnen Netzen installiert und voneinander unabhängige Indizes erstellt. D.h. es wird hierbei kein zentraler Index der alle Daten der Netze (also z.B. der einzelnen Behörden) umfasst erstellt. Damit bleibt die individuelle Datenhoheit erhalten. Die Daten werden nicht miteinander verbunden und es muss kein Zugriff für einen zentralen Service gewährt werden.

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PIA Komponenten (IRML Services)

Sicherheit

Die Sicherheit bei der Suche ist durch die bereits bestehenden Sicherheitsarchitekturen aus Firewall, Datei-Rechtemanagement und dem Rechtemanagement der jeweiligen Systeme (Wiki, DMS) gewährleistet. An der bestehenden Firewall müssen für PIA Enterprise keine zusätzlichen Zugänge geöffnet werden. Vielmehr wird die Firewall teil des Systems, da Anfragen an PIA Enterprise Komponenten in einem fremden Netz, auf das der jeweilige Nutzer keinen Zugriff hat, durch die Firewall geblockt werden. Gleichzeitig ist es möglich die, für den Nutzer durchsuchbaren, Netzte einfach über die Firewall-Einstellungen zu erweitern oder zu verringern.
Die PIA Enterprise Komponenten adaptieren sich an das bestehende Rechtemanagement. Man kann sich mit seinem Benutzerkonto des Arbeitsplatzes (LDAP, AD) anmelden. Es werden dann bei einem Fileserver die für Dateien und Ordner hinterlegten Zugangsrechte berücksichtigt und immer nur Links und Meta-Daten zu Informationen angezeigt zu denen der Nutzer auch Zugang hat. D.h., wenn der Nutzer ein Ergebnis angezeigt bekommt, kann er es durch einen Klick darauf auch öffnen. Er bekommt als nur Informationen angezeigt für die er mindestens ein Lese-Recht besitzt.

Firewall

Berücksichtigung der Netzzugänge durch Firewalls

Intelligente Aggregation und Diversität

Da es sich bei den Informationen in den einzelnen Netzen um beliebige Arten und Typen von Daten handeln kann, ist die Aggregation dieser, neben der verteilten Architektur, die größte Herausforderung in diesem Projekt. Mit PIA Enterprise können beliebig viele Quellen durchsuchbar gemacht werden. Diese Quellen können die unterschiedlichsten Datei-Typen und -Formate enthalten. Als Quelle kann z.B. eine interne oder externe Webseite hinzugefügt werden oder speziell strukturierte Web-Dienste, wie z.B. interne Wiki-Seiten oder Dokumentenmanagementsysteme. Gleichzeitig können Datei Ordner auf dem Fileserver oder dem lokalen Desktop-Rechner als Quellen eingebunden werden.

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Übersicht – Verlauf einer Suchanfrage

Web Interface

Das Web Interface, sprich die Webseite, der mit PIA Enterprise umgesetzten Suchmaschine ist der Ort an dem alle Informationen aggregiert werden. Die Webseite kennt alle installierten PIA Enterprise Komponenten und versucht diese vom Rechner des Nutzers aus zu erreichen. Die Webseite wird als Web Client von einem zentralen Server ausgeliefert. Sie enthält damit keine Informationen selbst sondern nur die Logik mit der sie die Informationen von den, für den jeweiligen Nutzer erreichbaren, Komponenten abrufen kann. Damit werden auch in der Webseite nur die Informationen zusammengeführt auf die der Nutzer Zugriff hat.

Screenshot

Farbschema: Land Berlin

Screenshot

Farbschema: DAI Labor

Administration

Zur Administration der verfügbaren Quellen gibt es ebenfalls eine entsprechende Komponente mit der alle Quellen aktiviert bzw. deaktiviert werden können. Außerdem können zur Laufzeit neue Quellen hinzugefügt werden und durchsuchbar gemacht werden. Die Komponente stellt dazu eine entsprechende Benutzeroberfläche bereit.

PIA Enterprise - Admin GUI

PIA Enterprise – Admin GUI

Ausblick

Eine personalisierte Suche, die ständige Versorgung mit aktuellen und relevanten Informationen aus verschiedenen Quellen, wie auch die Möglichkeit Wissen zu konservieren und zu teilen, sind die Ziele von PIA Enterprise. Die Integration neuer Quellen und Formate ist ein Bestandteil der weiteren  Arbeiten,  wie auch die fortlaufende Evaluation und Verbesserung der angewandten Algorithmen und Verfahren. Dazu wird das Feedback der 50.000 Nutzer der Berliner Verwaltung regelmäßig ausgewertet und fließt in diese Verbesserungen ein.

Für die folgenden Jahre liegen die Forschungsschwerpunkte auf der Erforschung neuer Algorithmen zur Aggregation externer Quellen aus unkooperativen Umgebungen, sowie der Einbindung von implizitem und explizitem User-Feedback zur Erweiterung des personalisierten Wissensmanagement. Dabei liegt ein Schwerpunkt auf der Untersuchung inwieweit Möglichkeiten zur Verbesserung der Benutzerbeteiligung durch Gamification (Spielifizierung) genutzt werden können.

Bürgerforschung – Forschung durch Bürger/innen

Frau Wanka ruft in einem Interview mit dem VDI „zur Mitarbeit an der Bürgerforschung″ auf. Dort heißt es weiter:

Wie steht es um die geplante Bürgerforschung?

Umfragen zufolge interessieren sich Bürgerinnen und Bürger für Forschung und wollen nicht nur informiert, sondern von Anfang an eingebunden werden. Das ist aber meist schwierig zu organisieren. Recht einfach kann man Citizen Science umsetzen, wo es um Informationen geht, die die Menschen selbst an die Wissenschaft liefern können. So geschieht es beim Mückenatlas. Wer eine Mücke gefangen hat, kann diese zur Bestimmung einschicken. Tausende Mücken konnten seit 2012 so genutzt werden, um wissenschaftliche Aussagen zu ihrer Population zu gewinnen. http://www.bmbf.de/de/25754.php

Mit unserem Konzept „Unser Kiez″ wollten auch wir einen Weg aufzeigen wie man Bürgerinnen und Bürger motivieren kann sich einzubringen. So könnte man das, oben beschriebene, Sammeln von Mücken auch als Wettbewerb oder Behördenhilfe anlegen. Forschung durch Bürger/innen wäre in unserem Konzept einfach ein weiterer Aufgabentyp. Ein wichtiger Motivationsfaktor, den man hier umsetzen könnte, wäre Feedback, d.h. man meldet dem Nutzer zurück was genau durch seinen Beitrag erreicht wurde und wie er die Forschung vorantreiben konnte.

Ein guter Tag hat 100 Punkte

„6,8 kg CO2 (100 Punkte) darf jeder Mensch täglich durch all seine Handlungen ausstoßen, um unsere Welt und unser Klima im Gleichgewicht zu halten.” heißt es auf der Webseite http://eingutertag.org. Die Webseite ermöglicht es einem über einen Punkterechner seinen Tag zu erfassen. Man kann dann leicht erkennen wie man selbst zu weniger CO2 Ausstoß beitragen kann.
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Ein raffiniertes Memory-Spiel, „100 gewinnt”, vermittelt auf spielerische Weise wie viel CO2-Ausstoß durch welche unserer Tätigkeiten, wie Auto fahren, Eis essen etc., verursacht wird. Das Memory-Spiel hat ein paar interessante Extra-Regeln, die die Herausforderung des klassischen Memory-Spiels deutlich erhöhen. Man muss nämlich mit dem aufdecken der Paare so schnell wie möglich auf genau 100 Punkte kommen. Mit CO2-Neutralen Karten (0 Punkte) kann man versehentlich aufgedeckte Paare auch wieder löschen. Achtung! Das Spiel kann zum Zeitfresser werden, denn es gibt eine Bestenliste. http://memo.eingutertag.org/

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Dokumentation zum Thema Gamification

Eine interessante Dokumentation zum Thema Gamification findet man auf heute.de. In der Dokumentation wird unter anderem gezeigt wie mittels Prinzipien aus der Spielewelt ein Bürgermeister eine ganze Stadt auf Diät setzt und wie mit der Online Community PlanIt (ca. ab Minute 34)  die Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern interessanter und spannender wird. Unmittelbares Feedback, z.B. durch das einfache hochzählen von Punkten oder durch Diskussionen in der Online Community, scheint ein wichtiger Motivationsfaktor für Bürgerbeteiligung zu sein. Darüber hinaus können die enstehenden Daten und Informationen, wenn sie richtig Ausgewertet werden, der Verwaltung dabei helfen die Probleme der Bürgerinnen und Bürger zu verstehen um bessere Entscheidungen zu treffen.

„Community PlanIt is a game that makes planning playful, and gives everyone the power to shape the future of their community.”

Im Rahmen unserer Forschungskooperation werden Methoden zur Analyse der Interaktionen zwischen Nutzern und spielifizierter Software angewandt. Durch Verfahren des maschinellen Lernens soll ein intelligentes Modell entstehen, welches bei der Anwendung von Gamification unterschiedliche Persönlichkeiten berücksichtigt.